Letisztult íróasztal 3 lépésben

Jegyzetek, amelyektől már képernyőd sem látod, rágógumis papír, ami már három hete ott pihen, csak mert azt hiszed még van benne egy szem. Szuvenír, amit 3 éve a kollégádtól kaptál aki már 1 éve felmondott és már a nevére sem emlékszel. Mindez megfűszerezve számtalan papírral, füzettel, amelyek eltakarják a családi képeket, amelyeken olyan jól el tudsz bambulni és mindegyik fehér kis vékony átok egy vagy több feladatot rejt, amely már rég a feledésbe merült a káoszban.  

A te íróasztalod is így néz ki? Itt az ideje változtatni rajta!

Miért kell rendezettnek lennie az íróasztalodnak? Nagyon egyszerű. Egy rendezett íróasztal produktívabbá tesz. Hogyan? Belekezdtél valamibe. Mikor arrébb teszed a rágógumis papírt észreveszed, hogy alatta egy cetli díszeleg “küld át Jancsinak a grafikatervet” felirattal. Az alapfeladatoddal mit sem törődve, ráeszmélve a prioritásokra, már írod is a már jócskán mérges Jancsinak az emailt, de a nagy sietségben leborul egy mappa, amiből kilóg egy nyomtatvány, amely egy sikertelen átutalás bizonyítéka, amit már rég meg kellett volna oldanod. Rögtön felmész a bank oldalára és elkezded intézni az átutalást…de akkor…érted már? Nyilván kis túlzással, de egy lomos íróasztal egy ilyen munkatempót fog diktálni. Semmit nem fogsz elvégezni, mert beugrik egy másik feladat egy cetliről, egy képről stb. Eredmény: stressz, kapkodás, amelynek a nullához közeli produktivitása lesz.   

 

 

 

 

Most hogy remélhetőleg sikeresen meggyőztelek arról, miért is kell neked egy rendezett íróasztal, térjünk a lényegre. 

Először is szükséged van egy rendszerre, amelyhez tartod magad. Ha nem lesz egy rendszered, letakarítod az íróasztalod, majd újra lomossá válik. 

Íme a rendszer:

1. Ragadj meg mindent az íróasztalról (fecnit, dokumentumot, mappát stb.) és helyezd őket egy nagy kupacba. Helyezd el egy vízszintes irattartóban (hogy a fenébe hívják ezt másképp?…mindegy) Ha nem fér bele, rosszabb vagy mint gondoltam. Helyezd az íróasztalod mellé, vagy bármi. Ezt követően, ami beérkezik hozzád, ebben az irattartóban fog landolni és innen fogod őket szépen sorban elővenni.

2. Fentről lefelé. Megfogod az elsőt: a sokat emlegetett rágógumis papírt. Kidobod. Könnyű, egyszerű, gyors. Egy kacattal és problémával kevesebb. Végre vehetsz új rágót. Második. Már bonyolultabb: végezd el a feladatot, amely ahhoz a papírhoz kapcsolódik. Ott és akkor, ha tudod. Ha nem, akkor helyezd el egy másik “Tennivalók” mappába. A lényeg, hogy SOHA ne tegyél vissza semmit a kupacba. Onnan vagy kiveszed és megoldod, kidobod, beadod, vagy elhelyzed a tennivalók közé. Ha kevesebb mint 5 percet vesz igénybe a dokumentummal kapcsolatos feladat, azonnal végezd el.

3. Ismételd meg ezt napi rendszerességgel. Legjobb a nap végén. De napközben is lehet. A lényeg, hogy ez a feladat rutinná váljon. Ne hagyd, hogy felhalmozódjanak a dolgok az íróasztalodon. Minden kerüljön a helyére. Vagy intézd el a hozzá kapcsolódó feladatot, vagy rakd a megfelelő mappába vagy dobd ki. Ennyire egyszerű. Így másnap reggel letisztult íróasztallal és kitisztult fejjel, stresszmentesen kezdheted a napot. 

Van egy telefonszám egy cetlin? Ne hagyd ott. Fogd az okostelefonod, a Candy Crush vagy a Facebook mellett valahol van egy olyan applikáció is, hogy Névjegyzék. Mentsd el ide a számot mielőtt elkallódik a cetli és újabb fejtörést okoz. 

A felhalmozódott dolgok az íróasztalon halogatást eredményeznek. Jól ismert a “procrastination” angol megfelelője. Mindent halogatni fogsz, az amúgyis stresszes meló még stresszesebbé válik, egyre több dolog kerül az íróasztalra, ami egyre több és több problémát okoz. Ne hagyd ezt megtörténni.

Egy dolog lehet mindig az íróasztalon: az, amivel akkor és ott foglalkozol. Amikor elvégezted az adott feladatot, a hozzá kapcsolódó dokumentumokat, eszközöket azonnal elpakolod. Ennyi a nagy titok.

Ajánlott cikkek